Estos últimos años he estado aprendiendo y creciendo un montón a través de ideas y experiencias que otras personas comparten por internet, y he ido quedándome con algunas de las ideas o consejos que más interesantes me parecían. Una de estas pequeñas reflexiones (que por desgracia no recuerdo de quién la escuché) es que, aunque en el lenguaje cotidiano parezcan dos términos muy parecidos, hay una gran diferencia entre lo que es Urgente y lo que es Importante.
Muchas veces ocurre que tienes solo un par de tareas pendientes, y si una es urgente, en seguida se le pone también la etiqueta de importante. Del mismo modo también ocurre que una tarea importante fácilmente puede ser categorizada como urgente. Si te paras a pensarlo, esto no es exactamente así, y cuando tu abanico de tareas es realmente amplio, empiezas a distinguir con mucha claridad aquello que es importante, de lo que es urgente.
Diferenciar lo que es Urgente, de lo que es Importante
Como he comentado en el párrafo anterior, a la hora de lidiar con varios planes o proyectos a la vez, es necesario saber reconocer estos dos términos:
- Un plan urgente es aquel que tiene una fecha próxima fijada.
- Un plan importante, en cambio, es aquel que precisa terminarse tarde o temprano, por su elevada relevancia frente al resto de planes.
De este modo, por ejemplo, para un estudiante el Proyecto de Final de Carrera es algo altamente imporante, pero quizás no es urgente porque todavía está a principio de curso, y en ese caso entregar los trabajos de ese semana podría ser algo urgente aunque no tan importante, puesto que no entregar un trabajo no va a suponer una pérdida de nota tan alarmante.
Puede ser un detalle algo tonto, pero yo hasta ahora siempre había trabajado con WhatsApp como mi agenda personal, y todas las tareas que tenía que hacer las clasificaba en tres tipos: Prioridad Baja, Prioridad Media, o Prioridad Alta.
En estos casos, si una tarea era urgente, o era importante para el futuro, su prioridad era Alta. No me había parado a pensar que quizás una tarea puede ser súper urgente pero carecer totalmente de importancia, y que quizás dedicarle una tarde entera a ese asunto me estaba quitando tiempo de otros quehaceres mucho más relevantes.
Una vez que te paras a pensar en ello surgen hasta 9 posibilidades, que personalmente quiero enfocar de la siguiente forma:
- Importancia Alta y Urgencia Alta: Concentración máxima y a trabajar en ello.
- Importancia Alta y Urgencia Media: Le voy dedicando algo de tiempo cada día.
- Importancia Alta y Urgencia Baja: Le voy dando forma y dejándome algunas bases preparadas, durante cada semana.
- Importancia Media y Urgencia Alta: Toca dedicarle un tiempo a no ser que haya algo de mayor Importancia con la misma Urgencia.
- Importancia Media y Urgencia Media: Lo dejo apuntado y le dedico algún rato a la semana para despejarme un poco de otras tareas.
- Importancia Media y Urgencia Baja: Lo dejo apuntado para revisar y valorarlo de nuevo en un futuro.
- Importancia Baja y Urgencia Alta: Mirar a ver si es posible sacarle tiempo y si es así, dedicarle un rato.
- Importancia Baja y Urgencia Media: Lo dejo apuntado para revisar y valorarlo de nuevo en un futuro.
- Importancia Baja y Urgencia Baja: Lo dejo apuntando y me olvido.
Matriz de Decision Eisenhower – Urgencia e Importancia
Al esquema simplificado que representa gráficamente estas sutiles diferencias se le conoce como Matriz de Decision Eisenhower, con las cuatro normas de
- Hacer.
- Planificar.
- Dejarlo para después de las tareas de Prioridad 1 o Delegar.
- Posponerlo para cuando no haya nada más o directamente Eliminar.
Espero que esta pequeña aportación os haya hecho pensar un poco y pueda servir para alcanzar una mejor planificación cuando surja la necesidad ^^
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